Competenze amministrative: elenco per un CV

Quali competenze amministrative inserire in un CV? Le competenze concrete di gestione amministrativa che Lei padroneggia: accoglienza, gestione delle agende, trattamento della corrispondenza, fatturazione, monitoraggio delle pratiche, archiviazione, redazione, padronanza degli strumenti di office automation e dei software gestionali. I selezionatori per posizioni amministrative cercano precisione: un elenco mirato, ripreso nelle Sue esperienze con i volumi, dimostra la Sua organizzazione meglio di qualsiasi aggettivo.

Ecco l’elenco delle competenze amministrative per ambito, il modo di presentarle, un esempio di sezione e gli errori da evitare. Questo articolo completa il nostro CV di assistente amministrativa. Vedi anche: CV assistente amministrativa: esempio e consigli.

Elenco delle competenze amministrative

Accoglienza e comunicazione

• Accoglienza di persona e telefonica, filtro delle chiamate.
• Gestione del centralino e presa dei messaggi.
• Redazione di lettere, e-mail e verbali.
• Presa di appunti durante le riunioni.
• Relazione con clienti, fornitori e partner.

Organizzazione

• Gestione delle agende, fissazione degli appuntamenti.
• Organizzazione di riunioni, eventi e trasferte.
• Gestione delle priorità e delle scadenze.
• Ordine e gestione dei materiali di cancelleria.

Gestione documentale

• Trattamento della corrispondenza in entrata e in uscita.
• Archiviazione e classificazione cartacea e digitale.
• Gestione elettronica dei documenti.
• Formattazione di documenti e presentazioni.

Gestione contabile e commerciale

• Emissione di preventivi e fatture.
• Monitoraggio dei pagamenti e solleciti degli insoluti.
• Inserimento contabile di primo livello.
• Gestione degli ordini di clienti e fornitori.
• Monitoraggio delle note spese.

Risorse umane

• Monitoraggio delle assenze e delle ferie.
• Preparazione degli elementi variabili della busta paga.
• Gestione dei fascicoli del personale e dei contratti.
• Organizzazione delle visite mediche e della formazione.

Strumenti

• Elaborazione di testi: stampa unione, stili, modelli.
• Foglio di calcolo: formule, tabelle pivot, grafici.
• Strumenti di messaggistica e agenda condivisa.
• Software di gestione commerciale, fatturazione o paghe.
• Strumenti collaborativi e di videoconferenza.

Adattare l’elenco alla posizione

Le posizioni amministrative sono molto varie. Una posizione di accoglienza mette in evidenza il centralino e la relazione con il pubblico. Una posizione di assistente di direzione mette in evidenza la fatturazione e il monitoraggio dei pagamenti. Una posizione nelle risorse umane mette in evidenza l’amministrazione del personale. Rilegga l’annuncio, mantenga le competenze che corrispondono e collochi per prime quelle che sono al centro della posizione. Per posizioni simili, veda il CV di segretaria e il CV di assistente risorse umane. Vedi anche: Cosa inserire in un CV da segretaria?.

Dimostrare le proprie competenze con i volumi

In ambito amministrativo, i volumi danno credibilità alle Sue competenze: numero di fatture trattate al mese, di chiamate al giorno, di persone di cui gestisce l’agenda, di pratiche seguite. Collochi questi numeri nelle Sue esperienze: «Fatturazione di 200 clienti al mese, solleciti degli insoluti con una riduzione del tempo medio di dieci giorni». La competenza diventa così indiscutibile.

Esempio di sezione competenze

Competenze
Accoglienza di persona e telefonica · Gestione delle agende · Fatturazione e solleciti · Archiviazione e classificazione digitale · Redazione di lettere · Foglio di calcolo: tabelle pivot · Software di gestione commerciale

Le qualità che le accompagnano

Le competenze amministrative si accompagnano a qualità ricercate: organizzazione, rigore, discrezione, versatilità, senso delle priorità. Si dimostrano nelle Sue esperienze più che in un elenco. Per presentarle in modo efficace, veda le qualità da inserire in un CV. Vedi anche: Qualità da inserire nel CV: elenco ed esempi.

Gli errori da evitare

• «Padronanza del Pacchetto Office» senza precisare l’uso.
• Un elenco di tutte le mansioni amministrative esistenti.
• Software che non ha mai utilizzato.
• Competenze senza alcuna traccia nelle esperienze.
• Errori di ortografia nella sezione competenze.

Esempio: le competenze in un’esperienza

Una competenza è più convincente quando compare in un’esperienza. Per esempio: «Assistente amministrativa, PMI di 40 dipendenti (3 anni): accoglienza di persona e telefonica di circa 50 chiamate al giorno, gestione delle agende di tre responsabili, fatturazione mensile di 180 clienti e sollecito dei pagamenti insoluti, classificazione e archiviazione digitale dei contratti.» Ogni competenza dell’elenco è qui illustrata da un’attività reale e da un volume. Il selezionatore non ha più bisogno di crederle sulla parola: vede ciò che Lei fa quotidianamente.

Le competenze più richieste nelle offerte

Leggendo le offerte di assistente amministrativa, di segretaria o di addetta alla gestione, alcune competenze ricorrono continuamente: la gestione delle agende, la fatturazione, il monitoraggio delle pratiche, la padronanza del foglio di calcolo, l’accoglienza telefonica e la redazione. Anche le competenze digitali occupano sempre più spazio: strumenti collaborativi, gestione elettronica dei documenti, firma elettronica, videoconferenza. Se le possiede, le citi: dimostrano che Lei è a suo agio con gli strumenti attuali delle aziende.

Principiante o in riconversione

Senza esperienza amministrativa, le Sue competenze vengono da altrove. Un tirocinio, un apprendistato, la gestione di un’associazione, l’organizzazione di eventi o un impiego nel commercio Le hanno spesso insegnato l’accoglienza, la cassa, la classificazione o la relazione con il cliente. Le presenti con le parole del mestiere amministrativo, restando onesto sul contesto. Un attestato professionale di segretaria assistente o una certificazione in informatica di base rafforza inoltre la Sua candidatura.

Aggiornare il proprio elenco

Riveda il Suo elenco a ogni candidatura: tolga le competenze che non interessano al datore di lavoro e aggiunga quelle che l’offerta mette in evidenza, se le possiede. Un elenco breve e mirato si legge in pochi secondi.

Domande frequenti

Quante competenze amministrative inserire?

Da sei a dieci, a seconda del ruolo.

Occorre indicare un livello di informatica di base?

Preferisca un uso concreto: «Foglio di calcolo: tabelle pivot e grafici». Veda le competenze informatiche.

Occorre citare la velocità di digitazione?

Se è buona e il ruolo comporta molta immissione dati, sì.

E senza esperienza amministrativa?

Metta in evidenza le competenze acquisite in tirocinio, in associazione o in un altro mestiere. Veda le competenze trasferibili.

E per la presentazione del CV?

Veda i nostri esempi di presentazione per assistente amministrativa.

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