Cosa inserire in un CV da segretaria?
Un esempio di CV da segretaria, le competenze per settore e frasi di presentazione per studio, azienda o prima esperienza.
Cosa inserire in un CV da segretaria? Il selezionatore cerca una persona organizzata, precisa e discreta, capace di gestire l’accoglienza telefonica, le agende, la corrispondenza, la digitazione di documenti e l’archiviazione, spesso per più persone contemporaneamente. Il Suo CV deve mostrare queste attività con volumi concreti, i software che Lei padroneggia e il settore in cui ha lavorato.
Ecco un esempio di CV da segretaria, le competenze da mettere in evidenza a seconda del settore e alcune frasi di presentazione da adattare. Trova altre professioni nei nostri esempi di CV. Vedi anche: Esempi di CV: modelli redatti per professione.
Segretaria, assistente: quale differenza?
Le denominazioni si confondono spesso nelle offerte. La posizione di segretaria è incentrata sull’organizzazione e sul disbrigo amministrativo corrente: telefono, agende, corrispondenza, documenti. L’assistente amministrativa ha spesso incarichi più ampi, come la fatturazione o il monitoraggio delle pratiche. L’assistente di direzione lavora per un dirigente e prende maggiori iniziative. Riprenda sempre la denominazione esatta dell’offerta nel Suo titolo. Per le posizioni affini, veda il CV di assistente amministrativa e il CV di assistente di direzione. Vedi anche: CV assistente amministrativa: esempio e consigli.
I settori e le loro specificità
| Settore | Competenze da mettere in evidenza |
|---|---|
| Studio contabile o di consulenza fiscale | Data entry, solleciti ai clienti, gestione dei documenti, scadenze fiscali |
| Studio notarile o studio legale | Redazione di atti, digitazione sotto dettatura, monitoraggio delle pratiche, riservatezza |
| Impresa edile | Preventivi, fatture, monitoraggio dei cantieri, rapporti con i fornitori |
| Scuola, associazione, ente pubblico | Accoglienza del pubblico, iscrizioni, verbali delle riunioni |
| Studio medico | Prenotazione degli appuntamenti, cartelle dei pazienti, segreto professionale |
Per il settore sanitario, che ha regole proprie, veda il CV di segretaria medica. Vedi anche: CV da segretaria medica: esempio e consigli.
Esempio di CV da segretaria
Isabella Moretti
Segretaria, 7 anni in uno studio di consulenza fiscale
Milano (MI) · 06 2198 7645 · isabella.moretti@email.it
Profilo
Segretaria da sette anni in uno studio di consulenza fiscale con 15 collaboratori, gestisco l’accoglienza, le agende di tre soci, la corrispondenza e la formattazione delle pratiche dei clienti. Organizzata e discreta, rispetto le scadenze senza ritardi. Cerco una posizione di segretaria in uno studio o in una PMI.
Esperienza
- Segretaria, studio di consulenza fiscale, Milano (da 7 anni): accoglienza di persona e telefonica di circa 60 chiamate al giorno, gestione delle agende di tre soci, trattamento della corrispondenza in entrata e in uscita, formattazione dei bilanci e delle lettere di incarico, sollecito dei documenti mancanti presso 250 clienti, archiviazione digitale.
- Addetta amministrativa, comune, Sesto San Giovanni (2 anni): accoglienza del pubblico, iscrizioni scolastiche, digitazione della corrispondenza.
Formazione
Diploma ITS in Supporto all’azione manageriale
Competenze
Word ed Excel avanzati · Agende condivise · Gestione elettronica dei documenti · Digitazione rapida · Redazione di lettere · Archiviazione e classificazione · Ortografia impeccabile
Le competenze da mettere in evidenza
- Accoglienza: telefono, visitatori, filtro delle chiamate, presa di messaggi precisi.
- Organizzazione: agende, appuntamenti, riunioni, trasferte.
- Redazione: lettere, verbali, formattazione di documenti.
- Gestione documentale: archiviazione, protocollo cartaceo e digitale.
- Strumenti: elaborazione testi, fogli di calcolo, posta elettronica, software gestionale del settore.
- Segreteria amministrativa: solleciti, ordini di cancelleria, tabelle di monitoraggio.
Per gli strumenti, indichi il Suo livello con un uso concreto: «Excel: tabelle di monitoraggio con filtri e formule semplici». Veda le competenze informatiche su un CV.
Numeri per dimostrare la Sua organizzazione
Un CV di segretaria acquista molta più credibilità con qualche numero: il numero di chiamate al giorno, il numero di persone di cui gestisce l’agenda, il numero di clienti o di pratiche seguite, la dimensione della struttura. Conta anche un miglioramento che Lei ha introdotto: «Introduzione di un archivio digitale che ha eliminato 40 raccoglitori cartacei». Questi fatti dimostrano la Sua precisione meglio della parola «precisa».
Esempi di presentazione
- Con esperienza: Segretaria da sette anni in uno studio contabile, gestisco le agende di tre soci e il rapporto con 250 clienti, senza ritardi sulle scadenze.
- Polivalente: Segretaria in un’impresa edile, preparo preventivi e fatture, seguo i cantieri e rispondo ai clienti come ai fornitori.
- Principiante: Diplomata in Servizi amministrativi e segreteria, formata in stage presso uno studio notarile, cerco un primo impiego come segretaria.
La discrezione, una qualità da mostrare
Una segretaria ha accesso a informazioni sensibili: stipendi, fascicoli dei clienti, situazioni personali. I selezionatori vi prestano molta attenzione, soprattutto negli studi legali, contabili o medici. Indichi se ha lavorato con dati riservati: «Trattamento di pratiche soggette al segreto professionale». In colloquio, non fornisca mai dettagli sui clienti dei Suoi precedenti datori di lavoro: è la migliore prova della Sua discrezione.
Le formazioni utili
Il diploma di istruzione professionale in Servizi amministrativi e segreteria, il diploma ITS in Supporto all’azione manageriale e la qualifica professionale di Segretario assistente sono le formazioni di riferimento. Una certificazione in informatica o in ortografia può rafforzare un CV senza diploma del settore. Per una riconversione, la qualifica professionale è accessibile in pochi mesi.
Evolvere nella professione
Con l’esperienza, una segretaria può diventare assistente di direzione, assistente legale, assistente contabile o office manager. Le competenze nelle risorse umane aprono anche la strada verso un ruolo di assistente risorse umane. Se ha assunto incarichi più ampi, come la gestione delle paghe o della fatturazione, li metta in evidenza.
Domande frequenti
Bisogna indicare la velocità di digitazione?
Se è buona, sì, per esempio «55 parole al minuto». Conta per i ruoli con molta digitazione.
Bisogna specificare i software gestionali?
Sì, soprattutto se sono specifici del settore: un software già conosciuto accorcia il Suo inserimento.
Si può diventare segretaria senza diploma?
Sì, con un’esperienza amministrativa e una buona padronanza dell’ortografia e degli strumenti. La qualifica professionale aiuta a farsi riconoscere.
È necessario inserire una foto?
È facoltativo. Se decide di inserirne una, scelga una foto professionale. Veda la foto per il CV.
Una pagina o due?
Nella maggior parte dei casi una pagina è sufficiente. Veda il CV di una pagina.
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