Frase di presentazione per il CV di assistente amministrativa

Come scrivere la frase di presentazione del CV di un’assistente amministrativa? Mostrando la Sua organizzazione attraverso i fatti: il tipo di struttura, le mansioni che Lei gestisce, un volume o un risultato concreto e la posizione che Lei cerca. I selezionatori leggono decine di CV che dichiarano «precisa e organizzata». Una presentazione che dice «gestisco le agende di quattro responsabili e la fatturazione di 200 clienti» si nota immediatamente.

Ecco il metodo, 15 esempi di presentazione in base alla Sua situazione e gli errori da evitare. Questo articolo completa la nostra guida alla presentazione del CV e al CV di assistente amministrativa. Vedi anche: Profilo personale sul CV: 30 esempi da adattare.

Cosa cerca il selezionatore

Una posizione di assistente amministrativa comprende mansioni molto varie a seconda dell’azienda: accoglienza, corrispondenza, agende, fatturazione, gestione dei fascicoli, risorse umane, acquisti. Il selezionatore vuole sapere molto rapidamente se Lei ha già svolto le mansioni che gli interessano, in una struttura comparabile. La presentazione deve quindi essere precisa: il settore, le mansioni principali, gli strumenti e un fatto che dimostri la Sua efficienza.

Il metodo in tre elementi

1. Il Suo profilo: posizione, anni di esperienza, tipo di struttura.
2. Le Sue mansioni e un fatto: ciò che Lei gestisce, con un volume o un risultato.
3. Il Suo obiettivo: la posizione a cui aspira, riprendendo la denominazione dell’annuncio.

15 esempi di presentazione

Assistente con esperienza

• «Assistente amministrativa da sei anni in una PMI industriale, gestisco l’accoglienza, la fatturazione di 200 clienti e il monitoraggio degli ordini ai fornitori.»
• «Assistente polivalente in uno studio di architettura, organizzo le agende di quattro soci e preparo i fascicoli per i permessi di costruire.»
• «Assistente amministrativa e commerciale, gestisco circa 60 ordini al giorno e sollecito i pagamenti insoluti, con una riduzione del tempo medio di pagamento di dieci giorni.»
• «Assistente di direzione da otto anni, preparo gli elementi per le paghe, la fatturazione e il monitoraggio della tesoreria di un’azienda con 40 dipendenti.»
• «Assistente amministrativa in un’agenzia immobiliare, preparo i fascicoli di locazione, redigo i contratti di affitto e gestisco i rapporti con i proprietari.»

Settore pubblico e associazioni

• «Assistente amministrativa in municipio da quattro anni, mi occupo dell’accoglienza del pubblico, della gestione della corrispondenza e del monitoraggio delle delibere.»
• «Assistente in un’associazione con 30 dipendenti, gestisco le iscrizioni, il monitoraggio dei contributi e l’organizzazione dei consigli di amministrazione.»
• «Addetta amministrativa in un istituto scolastico, seguo le iscrizioni di 600 studenti e i rapporti con le famiglie.»

Principiante e neodiplomata

• «Diplomata in un istituto tecnico superiore indirizzo amministrazione, formata in apprendistato presso l’ufficio acquisti di un gruppo industriale, cerco una prima posizione come assistente amministrativa.»
• «Diplomata con qualifica professionale in servizi amministrativi, ho svolto tre tirocini presso studi contabili e municipi. Cerco una posizione come assistente a tempo indeterminato.»
• «Neodiplomata in amministrazione, a mio agio con Excel e gli strumenti collaborativi, desidero entrare in una PMI come assistente polivalente.»

Riconversione

• «Commessa per dieci anni, abituata alla cassa, agli ordini e al rapporto con la clientela, mi sono formata al ruolo di assistente con la qualifica professionale di segretaria amministrativa.»
• «Ex operatrice socio-sanitaria, organizzata e abituata alle comunicazioni scritte, cerco una posizione come assistente amministrativa nel settore sanitario.»
• «Dopo quindici anni nella logistica, desidero mettere il mio senso dell’organizzazione al servizio di una posizione come assistente amministrativa.»
• «Madre di tre figli, di ritorno al lavoro dopo una formazione in informatica di base, cerco una posizione come assistente amministrativa a tempo parziale.»

Le parole chiave che contano

Le offerte per assistente amministrativo utilizzano spesso gli stessi termini: gestione amministrativa, fatturazione, accoglienza in presenza e telefonica, gestione dell’agenda, monitoraggio delle pratiche, archiviazione, inserimento dati, report. Riprenda quelli presenti nell’offerta nella Sua presentazione e nelle Sue competenze: facilitano la lettura da parte del selezionatore e dei software di selezione delle candidature. Veda i nostri consigli per un CV leggibile dai software di selezione. Vedi anche: CV ATS: come superare i software di selezione.

Dimostrare l’organizzazione senza dichiararla

Invece di scrivere “organizzata”, descriva ciò che organizza: il numero di persone di cui gestisce l’agenda, il volume delle fatture, il numero di pratiche seguite, una procedura che ha semplificato. Il selezionatore ne deduce la Sua organizzazione. Per altri modi di dimostrare le Sue qualità, veda le qualità da inserire in un CV. Vedi anche: Qualità da inserire nel CV: elenco ed esempi.

Gli errori da evitare

• “Assistente polivalente, rigorosa e organizzata” senza alcun fatto concreto.
• Una presentazione troppo lunga, che elenca tutte le mansioni.
• Una denominazione diversa da quella dell’offerta: segretaria, assistente di gestione, assistente di direzione.
• Dimenticare il settore o la dimensione della struttura.
• Errori di ortografia: per questa professione sono eliminativi.

Una presentazione diversa a seconda della dimensione dell’azienda

In una piccola azienda, l’assistente amministrativo è spesso sola e si occupa di tutto: accoglienza, fatturazione, solleciti, risorse umane, ordini. Metta quindi in evidenza la Sua polivalenza e la Sua autonomia. In un grande gruppo, la posizione è più specializzata: acquisti, vendite, risorse umane, direzione. La Sua presentazione deve quindi citare l’ambito preciso e gli strumenti dell’azienda. Una stessa esperienza può così essere presentata in due modi, a seconda dell’offerta a cui si candida.

Domande frequenti

Occorre citare i software nella presentazione?

Uno strumento chiave richiesto nell’offerta, sì. L’elenco completo va nelle competenze. Veda le competenze informatiche su un CV.

Assistente amministrativo o segretaria?

Riprenda la denominazione dell’offerta. Veda anche il CV da segretaria.

Quante righe deve avere la presentazione?

Da due a quattro righe, non di più.

Si può menzionare un part-time desiderato?

Sì, se è una condizione importante per Lei. Altrimenti, ne parli durante il colloquio.

Occorre scrivere in prima persona?

È l’uso più comune oggi, e il più naturale da leggere.

E la lettera di presentazione?

Riprende gli stessi argomenti sviluppandoli. Veda il nostro articolo sulla lettera di presentazione per assistente amministrativo.

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