Anschreiben für die Assistenz der Geschäftsleitung: Aufbau, Beispiele und Formulierungen

Wie schreibt man den Einstiegssatz für den Lebenslauf einer Verwaltungsassistenz? Indem Sie Ihre Organisation durch Fakten belegen: die Art der Einrichtung, die Aufgaben, die Sie übernehmen, ein Volumen oder ein konkretes Ergebnis und die Stelle, die Sie suchen. Personalverantwortliche lesen Dutzende Lebensläufe, die „sorgfältig und organisiert“ versprechen. Ein Einstieg wie „Ich koordiniere die Terminkalender von vier Führungskräften und die Rechnungsstellung für 200 Kunden“ fällt sofort auf.

Hier finden Sie die Methode, 15 Beispiele für Einstiegssätze je nach Ihrer Situation und die Fehler, die Sie vermeiden sollten. Dieser Artikel ergänzt unseren Leitfaden zum Einstiegssatz im Lebenslauf und unseren Lebenslauf für Verwaltungsassistenz. Siehe auch: Kurzprofil im Lebenslauf: 30 Beispiele zum Anpassen.

Was der Personalverantwortliche sucht

Eine Stelle als Verwaltungsassistenz umfasst je nach Unternehmen sehr unterschiedliche Aufgaben: Empfang, Korrespondenz, Terminkalender, Rechnungsstellung, Aktenverfolgung, Personalwesen, Einkauf. Der Personalverantwortliche möchte schnell wissen, ob Sie die Aufgaben, die ihn interessieren, bereits in einer vergleichbaren Einrichtung übernommen haben. Der Einstiegssatz muss daher präzise sein: die Branche, die Hauptaufgaben, die Tools und ein Fakt, der Ihre Effizienz belegt.

Die Methode in drei Elementen

1. Ihr Profil: Position, Jahre der Erfahrung, Art der Einrichtung.
2. Ihre Aufgaben und ein Fakt: was Sie übernehmen, mit einem Volumen oder einem Ergebnis.
3. Ihr Ziel: die angestrebte Stelle, unter Verwendung der Bezeichnung aus der Ausschreibung.

15 Beispiele für Einstiegssätze

Erfahrene Assistenz

• „Seit sechs Jahren als Verwaltungsassistenz in einem industriellen Mittelstandsunternehmen übernehme ich den Empfang, die Rechnungsstellung für 200 Kunden und die Verfolgung der Lieferantenbestellungen.“
• „Als vielseitige Assistenz in einem Architekturbüro organisiere ich die Terminkalender von vier Partnern und bereite die Baugenehmigungsunterlagen vor.“
• „Als kaufmännische und Verwaltungsassistenz bearbeite ich täglich rund 60 Bestellungen und mahne offene Posten an, mit einer durchschnittlichen Zahlungsfrist, die um zehn Tage verkürzt wurde.“
• „Seit acht Jahren als Verwaltungsassistenz bereite ich die Lohnunterlagen, die Rechnungsstellung und die Liquiditätsverfolgung eines Unternehmens mit 40 Mitarbeitenden vor.“
• „Als Verwaltungsassistenz in einer Immobilienagentur stelle ich Mietunterlagen zusammen, verfasse Mietverträge und pflege die Beziehung zu den Eigentümern.“

Öffentlicher Sektor und gemeinnütziger Bereich

• „Seit vier Jahren als Verwaltungsassistenz im Rathaus übernehme ich den Publikumsempfang, die Bearbeitung der Korrespondenz und die Verfolgung der Beschlüsse.“
• „Als Assistenz in einem Verein mit 30 Mitarbeitenden verwalte ich die Anmeldungen, die Verfolgung der Zuschüsse und die Organisation der Vorstandssitzungen.“
• „Als Verwaltungssachbearbeiterin in einer Schule verfolge ich die Anmeldungen von 600 Schülern und die Beziehung zu den Familien.“

Berufseinsteigerinnen und junge Absolventinnen

• „Mit einer Ausbildung im Bereich Managementassistenz, ausgebildet im dualen System in der Einkaufsabteilung eines Industriekonzerns, suche ich eine erste Stelle als Verwaltungsassistenz.“
• „Mit einer Berufsausbildung im Bereich Büromanagement habe ich drei Praktika in einer Steuerberatungskanzlei und im Rathaus absolviert. Ich suche eine Stelle als Assistenz in Festanstellung.“
• „Junge Absolventin im Bereich Management, vertraut mit Excel und kollaborativen Tools, möchte ich in einem Mittelstandsunternehmen als vielseitige Assistenz einsteigen.“

Quereinstieg

• „Zehn Jahre als Verkäuferin, vertraut mit Kasse, Bestellungen und Kundenkontakt, habe ich mich mit der Berufsbezeichnung Sekretärin zur Assistenz weitergebildet.“
• „Ehemalige Pflegehelferin, organisiert und an schriftliche Übergaben gewöhnt, suche ich eine Stelle als Verwaltungsassistenz im Gesundheitswesen.“
• „Nach fünfzehn Jahren in der Logistik möchte ich mein Organisationstalent in einer Stelle als Verwaltungsassistenz einbringen.“
• „Mutter von drei Kindern, zurück im Berufsleben nach einer Weiterbildung in Bürosoftware, suche ich eine Stelle als Verwaltungsassistenz in Teilzeit.“

Die entscheidenden Schlüsselwörter

Stellenanzeigen für Verwaltungsassistentinnen und Verwaltungsassistenten verwenden oft dieselben Begriffe: Verwaltung, Rechnungsstellung, Empfang vor Ort und am Telefon, Terminplanung, Aktenführung, Ablage, Datenerfassung, Übersichten. Übernehmen Sie diese Begriffe aus der Anzeige in Ihre Einleitung und Ihre Kompetenzen: Sie erleichtern sowohl dem Recruiter als auch den Bewerbungsfiltersoftwaren das Lesen. Lesen Sie unsere Tipps für einen Lebenslauf, der von Bewerbungssoftware gelesen werden kann..

Organisation beweisen, ohne sie zu behaupten

Schreiben Sie nicht einfach „organisiert“, sondern beschreiben Sie, was Sie organisieren: die Anzahl der Personen, deren Termine Sie koordinieren, das Rechnungsvolumen, die Anzahl der betreuten Vorgänge, einen Prozess, den Sie vereinfacht haben. Der Recruiter leitet daraus Ihre Organisation ab. Weitere Möglichkeiten, Ihre Qualitäten zu belegen, finden Sie unter den Qualitäten, die in einen Lebenslauf gehören..

Fehler, die Sie vermeiden sollten

• „Vielseitige, sorgfältige und organisierte Assistentin“ ohne jeden Beleg.
• Eine zu lange Einleitung, die alle Aufgaben aufzählt.
• Eine Bezeichnung, die von der Anzeige abweicht: Sekretärin, Verwaltungsassistentin, Assistenz der Geschäftsleitung.
• Die Branche oder die Größe des Unternehmens vergessen.
• Rechtschreibfehler: In diesem Beruf sind sie ein Ausschlusskriterium.

Eine andere Einleitung je nach Unternehmensgröße

In einem kleinen Unternehmen ist die Verwaltungsassistenz oft allein und kümmert sich um alles: Empfang, Rechnungsstellung, Mahnwesen, Personalwesen, Bestellungen. Stellen Sie dann Ihre Vielseitigkeit und Ihre Selbstständigkeit in den Vordergrund. In einem großen Konzern ist die Stelle spezialisierter: Einkauf, Vertrieb, Personalwesen, Geschäftsleitung. Ihre Einleitung sollte dann den genauen Bereich und die Tools des Unternehmens nennen. Dieselbe Erfahrung kann so je nach angestrebter Stelle auf zwei Arten dargestellt werden.

Häufige Fragen

Sollte man die Software in der Einleitung nennen?

Ein zentrales Tool aus der Anzeige, ja. Die vollständige Liste gehört in die Kompetenzen. Lesen Sie die EDV-Kenntnisse im Lebenslauf.

Verwaltungsassistenz oder Sekretärin?

Übernehmen Sie die Bezeichnung aus der Anzeige. Lesen Sie auch den Lebenslauf für Sekretärinnen und Sekretäre.

Wie viele Zeilen sollte die Einleitung haben?

Zwei bis vier Zeilen, nicht mehr.

Kann man eine gewünschte Teilzeit erwähnen?

Ja, wenn dies eine wichtige Bedingung für Sie ist. Andernfalls sprechen Sie es im Vorstellungsgespräch an.

Sollte man in der ersten Person schreiben?

Das ist heute die gängigste Form und die natürlichste zu lesen.

Und das Anschreiben?

Es greift dieselben Argumente auf und führt sie weiter aus. Lesen Sie unseren Artikel zum Anschreiben für Verwaltungsassistenz.

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