Que mettre sur un CV de secrétaire ?

Que mettre sur un CV de secrétaire ? Le recruteur cherche une personne organisée, précise et discrète, capable de gérer l’accueil téléphonique, les agendas, le courrier, la saisie de documents et le classement, souvent pour plusieurs personnes à la fois. Votre CV doit montrer ces tâches avec des volumes concrets, les logiciels que vous maîtrisez et le secteur dans lequel vous avez travaillé.

Voici un exemple de CV de secrétaire, les compétences à mettre en avant selon le secteur et des accroches à adapter. Retrouvez d’autres métiers dans nos exemples de CV.

Secrétaire, assistante : quelle différence ?

Les intitulés se mélangent souvent dans les offres. Le poste de secrétaire est centré sur l’organisation et le suivi administratif courant : téléphone, agendas, courrier, documents. L’assistante administrative a souvent des missions plus larges, comme la facturation ou le suivi de dossiers. L’assistante de direction travaille pour un dirigeant et prend davantage d’initiatives. Reprenez toujours l’intitulé exact de l’offre dans votre titre. Pour les postes voisins, voir le CV d’assistante administrative et le CV d’assistante de direction.

Les secteurs et leurs spécificités

Secteur	Compétences à mettre en avant
Cabinet comptable ou d’expertise	Saisie, relances clients, gestion des pièces, échéances fiscales
Étude de notaire ou cabinet d’avocats	Rédaction d’actes, frappe sous dictée, suivi des dossiers, confidentialité
Entreprise du bâtiment	Devis, factures, suivi des chantiers, relation avec les fournisseurs
École, association, collectivité	Accueil du public, inscriptions, comptes rendus de réunions
Cabinet médical	Prise de rendez-vous, dossiers patients, secret médical

Pour le secteur de la santé, qui a ses propres règles, voir le CV de secrétaire médicale.

Exemple de CV de secrétaire

Isabelle Moreau
Secrétaire, 7 ans en cabinet d’expertise comptable
Dijon (21) · 06 21 98 76 45 · isabelle.moreau@email.fr

Profil
Secrétaire depuis sept ans dans un cabinet d’expertise comptable de 15 collaborateurs, je gère l’accueil, les agendas de trois associés, le courrier et la mise en forme des dossiers clients. Organisée et discrète, je tiens les échéances sans retard. Je recherche un poste de secrétaire dans un cabinet ou une PME.

Expérience

• Secrétaire, cabinet d’expertise comptable, Dijon (depuis 7 ans) : accueil physique et téléphonique d’environ 60 appels par jour, gestion des agendas de trois associés, traitement du courrier entrant et sortant, mise en forme des bilans et des lettres de mission, relance des pièces manquantes auprès de 250 clients, archivage numérique.
• Agent administratif, mairie, Chenôve (2 ans) : accueil du public, inscriptions scolaires, saisie des courriers.

Formation
BTS Support à l’action managériale

Compétences
Word et Excel avancés · Agendas partagés · Gestion électronique des documents · Frappe rapide · Rédaction de courriers · Classement et archivage · Orthographe irréprochable

Les compétences à mettre en avant

• Accueil : téléphone, visiteurs, filtrage, prise de messages précis.
• Organisation : agendas, rendez-vous, réunions, déplacements.
• Rédaction : courriers, comptes rendus, mise en forme de documents.
• Gestion documentaire : classement, archivage papier et numérique.
• Outils : traitement de texte, tableur, messagerie, logiciel métier du secteur.
• Suivi administratif : relances, commandes de fournitures, tableaux de suivi.

Pour les outils, précisez votre niveau par un usage concret : « Excel : tableaux de suivi avec filtres et formules simples ». Voir les compétences informatiques sur un CV.

Des chiffres pour prouver votre organisation

Un CV de secrétaire gagne beaucoup en crédibilité avec quelques chiffres : le nombre d’appels par jour, le nombre de personnes dont vous gérez l’agenda, le nombre de clients ou de dossiers suivis, la taille de la structure. Une amélioration que vous avez mise en place compte aussi : « Mise en place d’un archivage numérique qui a supprimé 40 classeurs papier ». Ces faits prouvent votre rigueur mieux que le mot « rigoureuse ».

Exemples d’accroches

• Expérimentée : Secrétaire depuis sept ans en cabinet comptable, je gère les agendas de trois associés et la relation avec 250 clients, sans retard sur les échéances.
• Polyvalente : Secrétaire dans une entreprise du bâtiment, je prépare devis et factures, suis les chantiers et réponds aux clients comme aux fournisseurs.
• Débutante : Titulaire du bac professionnel Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités, formée en stage dans une étude de notaire, je recherche un premier poste de secrétaire.

La discrétion, une qualité à montrer

Une secrétaire a accès à des informations sensibles : salaires, dossiers clients, situations personnelles. Les recruteurs y sont très attentifs, surtout dans les cabinets juridiques, comptables ou médicaux. Mentionnez si vous avez travaillé avec des données confidentielles : « Traitement de dossiers soumis au secret professionnel ». En entretien, ne donnez jamais de détails sur les clients de vos anciens employeurs : c’est la meilleure preuve de votre discrétion.

Les formations utiles

Le baccalauréat professionnel Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités, le BTS Support à l’action managériale et le titre professionnel Secrétaire assistant sont les formations de référence. Une certification en bureautique ou en orthographe peut renforcer un CV sans diplôme du secteur. Pour une reconversion, le titre professionnel est accessible en quelques mois.

Évoluer dans le métier

Avec de l’expérience, une secrétaire peut devenir assistante de direction, assistante juridique, assistante comptable ou office manager. Les compétences en ressources humaines ouvrent aussi la voie vers un poste d’assistant RH. Si vous avez pris en charge des missions plus larges, comme la paie ou la facturation, mettez-les en avant.

Questions fréquentes

Faut-il indiquer sa vitesse de frappe ?

Si elle est bonne, oui, par exemple « 55 mots par minute ». Elle compte pour les postes avec beaucoup de saisie.

Faut-il préciser les logiciels métier ?

Oui, surtout s’ils sont propres au secteur : un logiciel déjà connu raccourcit votre prise de poste.

Peut-on devenir secrétaire sans diplôme ?

Oui, avec une expérience administrative et une bonne maîtrise de l’orthographe et des outils. Le titre professionnel aide à se faire reconnaître.

Faut-il mettre une photo ?

C’est facultatif. Si vous en mettez une, choisissez une photo professionnelle. Voir la photo de CV.

Une page ou deux ?

Une page suffit dans la plupart des cas. Voir le CV d’une page.

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