Lettera di motivazione per assistente amministrativa

Come scrivere una lettera di presentazione per assistente amministrativa? Dimostrando la Sua organizzazione attraverso la lettera stessa: una presentazione impeccabile, senza errori, strutturata, e un contenuto preciso sui compiti che Lei padroneggia, sul tipo di struttura che conosce e su ciò che apporterà al team. Per questa posizione, la lettera è già un esempio del Suo lavoro: il selezionatore la legge come un documento che Lei avrebbe redatto per lui.

Ecco cosa cerca il selezionatore, la struttura, due esempi completi e gli errori da evitare. Questo articolo completa il nostro CV per assistente amministrativa. Vedi anche: CV assistente amministrativa: esempio e consigli.

Cosa verifica il selezionatore

• La forma: ortografia, impaginazione, tono professionale. Un errore è spesso eliminatorio per questa professione.
• Le mansioni: accoglienza, agende, corrispondenza, fatturazione, gestione dei fascicoli, report.
• Gli strumenti: videoscrittura, fogli di calcolo, software gestionali, strumenti collaborativi.
• Le qualità: organizzazione, discrezione, versatilità, capacità di gestire le priorità.

La struttura in tre paragrafi

1. La posizione e l’azienda: ciò che La attrae, in relazione all’attività della struttura.
2. La Sua esperienza: le Sue mansioni principali, un volume, un miglioramento che ha apportato.
3. La conclusione: disponibilità e richiesta di colloquio.

Esempio con esperienza

Gentile Signora,

Assistente amministrativa da sei anni in una PMI edile, desidero entrare nella Sua azienda di lavori pubblici, la cui recente crescita richiede un’organizzazione amministrativa solida.

Attualmente gestisco l’accoglienza, la corrispondenza, la preparazione dei preventivi e la fatturazione di circa 150 cantieri all’anno, oltre al supporto amministrativo dei team: pianificazioni, note spese, documenti di assunzione. Ho introdotto una tabella di monitoraggio delle fatture che ha ridotto i nostri tempi di pagamento di quasi quindici giorni. Padroneggio Excel, i software di preventivazione e fatturazione del settore edile e la gestione elettronica dei documenti.

Disponibile dal 1° novembre, sarei lieta di illustrarLe il mio percorso durante un colloquio.

La ringrazio per l’attenzione e Le porgo i miei più cordiali saluti.

Céline Garnier

Esempio per una neolaureata

Gentile Signore,

Titolare di un diploma ITS in Supporto all’azione manageriale conseguito in apprendistato, propongo la mia candidatura per la posizione di assistente amministrativa presso il Suo ufficio acquisti. La Sua attività di distribuzione di materiale medicale mi interessa particolarmente: il mio apprendistato si è svolto in un settore simile.

Per due anni nell’ufficio acquisti di un gruppo industriale, ho inserito gli ordini ai fornitori, monitorato le consegne, preparato i report mensili e organizzato le riunioni del team. Ho anche redatto una procedura di accoglienza per i nuovi arrivati, adottata dall’ufficio. Queste mansioni mi hanno insegnato a gestire più priorità e a lavorare con interlocutori diversi.

Disponibile immediatamente, sarei felice di incontrarLa per parlarne.

La ringrazio per l’attenzione e Le porgo i miei più cordiali saluti.

Manon Leroy

Il vocabolario che rassicura

Riprenda le parole dell’annuncio e quelle della professione: gestione amministrativa, gestione dei fascicoli, fatturazione, solleciti, report, gestione dell’agenda, classificazione e archiviazione, accoglienza fisica e telefonica. Esse dimostrano che Lei conosce la posizione e facilitano la lettura da parte del selezionatore. Eviti invece le formule vuote come «versatile e dinamica», che non dicono nulla di preciso.

Dimostrare la propria organizzazione

La parola «organizzata» compare in quasi tutte le lettere. Sostituitela con un fatto concreto: il numero di responsabili di cui gestite l’agenda, il volume di fatture trattate, uno strumento che avete creato, una procedura che avete semplificato. Un solo esempio ben scelto è sufficiente. Vedi anche: Frase di presentazione per il CV di assistente amministrativa.

La presentazione della lettera

Utilizzate lo stesso carattere del vostro CV, margini regolari, paragrafi ben distanziati e una formula di cortesia classica. Datate e firmate se la lettera è stampata. Verificate l’oggetto, il nome del destinatario e il riferimento dell’offerta. Vedi anche: Lettera di motivazione: firmarla, datarla, inserire un oggetto?.

Gli errori da evitare

• Un solo errore di ortografia o di battitura.
• Un elenco di tutte le vostre mansioni, senza gerarchia.
• Un titolo di posizione diverso da quello dell’offerta.
• Un’impaginazione trascurata, con caratteri diversi.
• Qualità senza alcuna prova.

Adattare la lettera al settore

Un’assistente amministrativa non svolge lo stesso lavoro in uno studio legale, in un’impresa edile, in un’associazione o in un comune. Mettete in evidenza le mansioni proprie del settore a cui vi rivolgete: redazione di atti e riservatezza per uno studio legale, preventivi e monitoraggio dei cantieri per l’edilizia, gestione dei soci e dei contributi per un’associazione, accoglienza del pubblico e procedure per un ente pubblico. Se cambiate settore, mostrate ciò che si trasferisce: l’organizzazione, il rigore, la relazione con gli interlocutori.

L’invio della candidatura

Inviate la lettera in PDF, con un nome di file chiaro, e un messaggio di accompagnamento breve e curato: spesso viene letto prima della lettera stessa. Verificate l’indirizzo, l’oggetto e l’allegato prima di inviare.

La formula di cortesia

Concludete con una formula classica e sobria, adatta al destinatario: «Distinti saluti.» Per un’e-mail è sufficiente una formula più breve.

Domande frequenti

Occorre citare i software nella lettera?

Quelli richiesti dall’offerta, sì. Gli altri vanno nel CV.

Assistente amministrativa o segretaria: qual è la differenza?

Le mansioni si sovrappongono. Riprendete l’intitolazione dell’offerta.

Si può candidarsi senza un diploma ITS?

Sì, con un’esperienza amministrativa o una qualifica professionale di segretaria assistente.

Occorre parlare del lavoro agile?

Non nella lettera. Affrontatelo in colloquio, ponendo la domanda.

Quale lunghezza?

Circa 250 parole, su una pagina ben distanziata.

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