Anschreiben Verwaltungsassistenz

Wie schreibt man ein Anschreiben als Verwaltungsassistentin? Indem Sie Ihre Organisation durch das Anschreiben selbst beweisen: eine tadellose, fehlerfreie, strukturierte Darstellung und ein präziser Inhalt zu den Aufgaben, die Sie beherrschen, der Art von Organisation, die Sie kennen, und dem, was Sie zum Team beitragen werden. Für diese Position ist das Anschreiben bereits eine Arbeitsprobe: Der Personalverantwortliche liest es als ein Dokument, das Sie für ihn verfasst hätten.

Hier erfahren Sie, worauf der Personalverantwortliche achtet, den Aufbau, zwei vollständige Beispiele und die Fehler, die Sie vermeiden sollten. Dieser Artikel ergänzt unseren Lebenslauf für Verwaltungsassistentinnen. Siehe auch: Lebenslauf Verwaltungsassistentin: Muster und Tipps.

Worauf der Personalverantwortliche achtet

Die Form: Rechtschreibung, Layout, professioneller Ton. Ein Fehler ist in diesem Beruf oft ausschlaggebend.
Die Aufgaben: Empfang, Terminplanung, Korrespondenz, Rechnungsstellung, Aktenverfolgung, Übersichten.
Die Tools: Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Verwaltungssoftware, Kollaborationstools.
Die Qualitäten: Organisation, Diskretion, Vielseitigkeit, Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.

Der Aufbau in drei Absätzen

Die Stelle und das Unternehmen: Was Sie anzieht, im Zusammenhang mit der Tätigkeit der Organisation.
Ihre Erfahrung: Ihre Hauptaufgaben, ein Volumen, eine Verbesserung, die Sie eingeführt haben.
Der Abschluss: Verfügbarkeit und Bitte um ein Gespräch.

Beispiel mit Erfahrung

Sehr geehrte Frau,
als Verwaltungsassistentin mit sechs Jahren Erfahrung in einem mittelständischen Bauunternehmen möchte ich zu Ihrem Unternehmen im Tiefbau wechseln, dessen jüngstes Wachstum eine solide Verwaltungsorganisation erfordert.
Derzeit bin ich für den Empfang, die Korrespondenz, die Vorbereitung von Angeboten und die Rechnungsstellung von etwa 150 Baustellen pro Jahr sowie die administrative Betreuung der Teams zuständig: Einsatzpläne, Spesenabrechnungen, Einstellungsunterlagen. Ich habe eine Rechnungsübersicht eingeführt, die unsere Zahlungsfristen um fast fünfzehn Tage verkürzt hat. Ich beherrsche Excel, die Angebots- und Rechnungssoftware im Bauwesen und die elektronische Dokumentenverwaltung.
Ab dem 1. November verfügbar, würde ich Ihnen meinen Werdegang gerne in einem Gespräch vorstellen.
Mit freundlichen Grüßen
Céline Garnier

Beispiel für eine Berufseinsteigerin

Sehr geehrter Herr,
als Absolventin einer Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement im dualen System bewerbe ich mich um die Stelle als Verwaltungsassistentin in Ihrer Einkaufsabteilung. Ihre Tätigkeit im Vertrieb von Medizintechnik interessiert mich besonders: Meine Ausbildung fand in einem verwandten Bereich statt.
Während zwei Jahren in der Einkaufsabteilung eines Industriekonzerns habe ich Lieferantenbestellungen erfasst, Lieferungen verfolgt, monatliche Übersichten vorbereitet und Teammeetings organisiert. Außerdem habe ich eine Einführungsprozedur für neue Mitarbeitende verfasst, die von der Abteilung übernommen wurde. Diese Aufgaben haben mir beigebracht, mehrere Prioritäten zu managen und mit unterschiedlichen Ansprechpartnern zusammenzuarbeiten.
Sofort verfügbar, würde ich mich freuen, Sie kennenzulernen, um darüber zu sprechen.
Mit freundlichen Grüßen
Manon Leroy

Die Formulierungen, die Sicherheit vermitteln

Übernehmen Sie die Wörter aus der Stellenanzeige und aus dem Beruf: Verwaltungsmanagement, Aktenverfolgung, Rechnungsstellung, Mahnungen, Übersichten, Terminplanung, Ablage und Archivierung, Empfang vor Ort und am Telefon. Sie zeigen, dass Sie die Stelle kennen, und erleichtern dem Personalverantwortlichen die Lektüre. Vermeiden Sie hingegen leere Floskeln wie „vielseitig und dynamisch“, die nichts Konkretes aussagen.

Organisation beweisen

Das Wort „organisiert“ taucht in fast jedem Anschreiben auf. Ersetzen Sie es durch eine Tatsache: die Anzahl der Führungskräfte, deren Terminkalender Sie verwalten, das Volumen der bearbeiteten Rechnungen, ein von Ihnen entwickeltes Tool, ein von Ihnen vereinfachtes Verfahren. Ein einziges gut gewähltes Beispiel genügt. Für die passende Kurzbeschreibung im Lebenslauf sehen Sie sich unsere Beispiele für die Kurzbeschreibung als Verwaltungsassistenz an..

Die Gestaltung des Anschreibens

Verwenden Sie dieselbe Schriftart wie in Ihrem Lebenslauf, gleichmäßige Ränder, gut gegliederte Absätze und eine klassische Grußformel. Datieren und unterschreiben Sie, wenn das Anschreiben ausgedruckt wird. Prüfen Sie den Betreff, den Namen des Empfängers und die Referenz der Stellenausschreibung. Zu diesen Details lesen Sie unseren Artikel über Unterschrift, Datum und Betreff..

Fehler, die Sie vermeiden sollten

Ein einziger Rechtschreib- oder Tippfehler.
Eine Liste aller Ihrer Aufgaben, ohne Hierarchie.
Eine Stellenbezeichnung, die von der Ausschreibung abweicht.
Ein nachlässiges Layout mit verschiedenen Schriftarten.
Eigenschaften ohne jeden Beleg.

Das Anschreiben an die Branche anpassen

Eine Verwaltungsassistenz verrichtet nicht in jeder Kanzlei, jedem Bauunternehmen, jedem Verein oder jedem Rathaus dieselbe Arbeit. Heben Sie die Aufgaben hervor, die für die angestrebte Branche typisch sind: Erstellung von Urkunden und Vertraulichkeit in einer Anwaltskanzlei, Angebote und Baustellenbetreuung im Bauwesen, Verwaltung von Mitgliedern und Zuschüssen in einem Verein, Publikumsverkehr und Verfahren in einer Kommunalverwaltung. Wenn Sie die Branche wechseln, zeigen Sie, was sich übertragen lässt: die Organisation, die Sorgfalt, den Umgang mit den Ansprechpartnern.

Das Versenden der Bewerbung

Senden Sie das Anschreiben als PDF mit einem klaren Dateinamen und einer kurzen, sorgfältig formulierten Begleitnachricht: Sie wird oft vor dem Anschreiben selbst gelesen. Prüfen Sie die Adresse, den Betreff und den Anhang, bevor Sie senden. Zum Dateinamen lesen Sie unseren Artikel zum Benennen des Lebenslaufs.

Die Grußformel

Schließen Sie mit einer klassischen, schlichten Formel ab, die zum Empfänger passt: „Ich bitte Sie, sehr geehrte Frau …, den Ausdruck meiner vorzüglichen Hochachtung entgegenzunehmen.“ Für eine E-Mail eignet sich eine kürzere Formel. Siehe die Grußformel.

Häufige Fragen

Sollte man seine Software im Anschreiben nennen?

Diejenigen, die in der Ausschreibung gefordert werden, ja. Die übrigen gehören in den Lebenslauf.

Verwaltungsassistenz oder Sekretärin: Was ist der Unterschied?

Die Aufgaben überschneiden sich. Übernehmen Sie die Bezeichnung aus der Ausschreibung. Siehe den Lebenslauf als Sekretärin.

Kann man sich ohne Ausbildung bewerben?

Ja, mit Berufserfahrung im Verwaltungsbereich oder einer Berufsqualifikation als Sekretariatsassistenz.

Sollte man das Homeoffice ansprechen?

Nicht im Anschreiben. Sprechen Sie es im Vorstellungsgespräch an, indem Sie die Frage stellen.

Welche Länge?

Etwa 250 Wörter auf einer gut gegliederten Seite.

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