Lebenslauf Verwaltungsassistentin: Muster und Tipps
Ein Muster-Lebenslauf für Verwaltungsassistentinnen, die wichtigsten Kompetenzen und Software, passende Einstiege je nach Profil und teure Fehler.
Eine Verwaltungsassistentin ist oft der Dreh- und Angelpunkt eines Teams: Sie organisiert, sortiert, hakt nach, empfängt und sorgt dafür, dass alles läuft. Ihr Lebenslauf muss diese Qualitäten widerspiegeln: perfekt organisiert, ohne jeden Fehler und präzise bei den Tools und den bearbeiteten Volumina. In diesem Beruf ist die Form des Lebenslaufs bereits ein Kompetenznachweis.
Hier finden Sie ein Beispiel für den Lebenslauf einer Verwaltungsassistentin, die Kompetenzen und Software, die genannt werden sollten, passende Einstiege je nach Profil und die Fehler, die teuer werden. Weitere Berufe finden Sie in unseren Lebenslauf-Beispielen..
Beispiel für den Lebenslauf einer Verwaltungsassistentin
Nadia Kaci
Vielseitige Verwaltungsassistentin, 7 Jahre in KMU
Stuttgart · 0711 89012345 · [email protected]
Profil
Seit 7 Jahren Verwaltungsassistentin in KMU der Baubranche und des Dienstleistungssektors. Ich übernehme den Empfang, die Rechnungsstellung, die Vorgangsverfolgung und das Mahnwesen für Teams von 15 bis 30 Personen. Ich suche eine Stelle als Verwaltungsassistentin in einem wachsenden Unternehmen.
Berufserfahrung
- Verwaltungsassistentin, Renovierungsunternehmen, 25 Mitarbeitende, Stuttgart (2021 – heute): Empfang vor Ort und am Telefon; Erstellung von Angeboten und 80 Rechnungen pro Monat; Kundenmahnungen, offene Forderungen in zwei Jahren halbiert; Terminverwaltung der Bauleiter; Vorbereitung der Lohnunterlagen für die Steuerberatungskanzlei.
- Sekretärin, Immobilienagentur, Stuttgart (2019 – 2021): Erstellung von Mietverträgen und Übergabeprotokollen; Pflege der Eigentümerdatei; Ablage und digitale Archivierung der Vorgänge.
Ausbildung
Ausbildung zur Kaufmännischen Assistentin für Büromanagement, Stuttgart (2019)
Kompetenzen
Fortgeschrittenes MS Office (Excel: Pivot-Tabellen, SVERWEIS) · Sage Warenwirtschaft · Rechnungsstellung und Mahnwesen · Terminverwaltung · Ablage und digitale Archivierung · Erstellung von Schreiben und Protokollen · Empfang vor Ort und am Telefon
Sprachen
Englisch: Mittelstufe (B1) · Arabisch: Muttersprache
Diese Kompetenzen gehören in den Lebenslauf einer Verwaltungsassistentin
| Fachliche Kompetenzen | Gesuchte Eigenschaften |
|---|---|
| Textverarbeitung und Tabellenkalkulation (Word, Excel, Google Workspace) | Organisation |
| Rechnungsstellung, Angebote, Zahlungsverfolgung | Sorgfalt |
| Terminverwaltung und Organisation von Besprechungen | Diskretion |
| Erstellung von Schreiben, Protokollen, Notizen | Prioritätensetzung |
| Ablage, Archivierung, elektronische Dokumentenverwaltung | Kontaktstärke |
| Empfang vor Ort und am Telefon | Vielseitigkeit |
| Warenwirtschaftssysteme (Sage, EBP, Cegid, ERP) | Eigenständigkeit |
Seien Sie präzise bei Ihrem Excel-Niveau: „Sicherer Umgang mit Pivot-Tabellen und SVERWEIS“ sagt viel mehr als „Excel“. Siehe auch unseren Leitfaden zu den Kompetenzen im Lebenslauf..
So bringen Sie sehr unterschiedliche Aufgaben zur Geltung
Vielseitigkeit ist eine Stärke, doch eine lange Aufgabenliste wirkt zersplittert. Fassen Sie Ihre Aufgaben in großen Blöcken zusammen und belegen Sie sie mit Zahlen:
- Empfang: Anzahl der Anrufe oder Besucher pro Tag.
- Kaufmännische Verwaltung: Anzahl der Angebote und Rechnungen, Höhe der Mahnungen.
- Organisation: Anzahl der Personen, deren Termine Sie verwalten, organisierte Besprechungen und Reisen.
- Verbesserungen: Digitalisierung, neue Tools, Verfahren, die Sie eingeführt haben.
Beispiele für Anschreiben-Einstiege
- Erfahren: Seit 7 Jahren als Verwaltungsassistentin in einem KMU betreue ich den Empfang, die Rechnungsstellung und die Aktenverwaltung für ein Team von 25 Personen. Ich suche eine Stelle als Verwaltungsassistentin.
- Berufseinsteigerin: Mit einer Ausbildung im Bereich Managementunterstützung habe ich meine duale Ausbildung in einer Anwaltskanzlei absolviert. Ich bin sicher im Umgang mit Excel und kollaborativen Tools und suche eine erste Stelle als Assistentin.
- Wiedereinstieg: Nach drei Jahren, die ich meiner Familie gewidmet habe, nehme ich meine Tätigkeit als Verwaltungsassistentin wieder auf. Ich habe meine Kenntnisse 2026 mit einer Schulung zu Excel und Sage aufgefrischt.
- Gesundheitswesen: Zweisprachige Verwaltungsassistentin, 4 Jahre in einer Klinik, sicher in der Terminvergabe und der Abrechnung von Leistungen.
Die Tools, die Sie beherrschen sollten
Recruiter erwarten eine gute Beherrschung der Office-Suite mit konkreten Anwendungen: Excel für Übersichtstabellen und Filter, Word für Briefe und Serienbriefe, Outlook für gemeinsam genutzte Kalender. Nennen Sie auch die verwendeten Fachanwendungen: Warenwirtschaft, Rechnungsstellung, Lohnbuchhaltung, Dokumentenmanagement, ERP. Eine Zertifizierung wie TOSA gibt einen objektiven Nachweis Ihres Niveaus. Siehe die EDV-Kenntnisse..
Beispiel für Aufgaben mit Zahlen
- „Persönlicher und telefonischer Empfang: 60 Anrufe pro Tag“
- „Erfassung und Verwaltung von 200 Lieferantenrechnungen pro Monat“
- „Verwaltung der Kalender von drei Führungskräften“
- „Organisation der monatlichen Sitzungen des Führungsgremiums“
- „Einführung einer digitalen Ablage der Verträge“
Die Fehler, die teuer werden
- Ein Rechtschreibfehler: In einem Beruf, in dem man Briefe und Protokolle verfasst, ist das ein Ausschlusskriterium.
- Ein schlecht ausgerichtetes Layout: Ihr Lebenslauf zeigt Ihre Beherrschung der Office-Tools.
- Generische Kompetenzen: „EDV-Kenntnisse“ sagt nichts aus.
- Ein zu langer Lebenslauf: Die Fähigkeit zur Zusammenfassung gehört zum Beruf, streben Sie eine Seite an.
Lesen Sie Ihren Lebenslauf mit unserer Liste der 15 Fehler, die zum Aussortieren eines Lebenslaufs führen, Korrektur.
Je nach Bezeichnung der Stellenanzeige sehen Sie auch den Lebenslauf einer Sekretärin und den Lebenslauf eines HR-Assistenten.
Zur Ergänzung Ihrer Bewerbung sehen Sie unsere Beispiele für Einstiege und das Anschreiben einer Verwaltungsassistentin.
Für den Bereich Kompetenzen sehen Sie die Liste der Verwaltungskompetenzen.
Häufige Fragen
Verwaltungsassistentin oder Sekretärin: Welche Bezeichnung wählen?
Übernehmen Sie die Bezeichnung aus der Stellenanzeige. Die beiden Berufe überschneiden sich weitgehend; „Verwaltungsassistentin“ wird heute in den Anzeigen häufiger verwendet.
Sollte man seine Tippgeschwindigkeit angeben?
Selten, außer bei Stellen für Datenerfassung oder Transkription, wo sie verlangt wird.
Welches Layout für diesen Beruf?
Schlicht, luftig und perfekt ausgerichtet. Eine Vorlage mit einer Spalte oder mit einer dezenten Seitenspalte funktioniert gut.
Muss die Branche des Unternehmens angegeben werden?
Ja, in wenigen Worten: Bauwesen, Gesundheitswesen, Transport. Jede Branche hat ihre eigenen Dokumente und ihre eigene Terminologie, und eine ähnliche Erfahrung beruhigt den Recruiter.
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