Verwaltungskompetenzen: Liste für den Lebenslauf

Welche administrativen Kompetenzen gehören in einen Lebenslauf? Die konkreten Fähigkeiten der Verwaltungsarbeit, die Sie beherrschen: Empfang, Terminplanung, Postbearbeitung, Rechnungsstellung, Aktenverfolgung, Ablage, Korrespondenz, Beherrschung von Büroanwendungen und Verwaltungssoftware. Recruiter für Verwaltungspositionen suchen Genauigkeit: eine gezielte Liste, die in Ihren Erfahrungen mit Zahlen untermauert wird, zeigt Ihre Organisation besser als jedes Adjektiv.

Hier ist die Liste der administrativen Kompetenzen nach Bereichen, wie Sie sie präsentieren, ein Beispiel für einen Abschnitt und die Fehler, die Sie vermeiden sollten. Dieser Artikel ergänzt unseren Lebenslauf als Verwaltungsassistenz..

Liste der administrativen Kompetenzen

Empfang und Kommunikation

• Persönlicher und telefonischer Empfang, Anrufweiterleitung.
• Telefonzentrale und Nachrichtenaufnahme.
• Erstellung von Briefen, E-Mails und Protokollen.
• Mitschrift bei Besprechungen.
• Kontakt zu Kunden, Lieferanten und Partnern.

Organisation

• Terminplanung, Vereinbarung von Terminen.
• Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen und Reisen.
• Prioritätenmanagement und Fristenüberwachung.
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterial.

Dokumentenverwaltung

• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs.
• Ablage und Archivierung in Papierform und digital.
• Elektronische Dokumentenverwaltung.
• Formatierung von Dokumenten und Präsentationen.

Buchhaltung und kaufmännische Verwaltung

• Erstellung von Angeboten und Rechnungen.
• Überwachung der Zahlungseingänge und Mahnwesen.
• Buchhalterische Erfassung auf Einstiegsniveau.
• Bearbeitung von Kunden- und Lieferantenbestellungen.
• Verwaltung von Reisekostenabrechnungen.

Personalwesen

• Überwachung von Fehlzeiten und Urlaub.
• Vorbereitung der Lohnabrechnung.
• Verwaltung von Personalakten und Verträgen.
• Organisation von Vorsorgeuntersuchungen und Schulungen.

Tools

• Textverarbeitung: Serienbriefe, Formatvorlagen, Vorlagen.
• Tabellenkalkulation: Formeln, Pivot-Tabellen, Diagramme.
• E-Mail- und Kalenderprogramme.
• Software für Warenwirtschaft, Rechnungsstellung oder Lohnabrechnung.
• Kollaborationstools und Videokonferenzsysteme.

Die Liste an die Stelle anpassen

Verwaltungspositionen sind sehr vielfältig. Eine Empfangsposition stellt die Telefonzentrale und den Kontakt mit der Öffentlichkeit in den Vordergrund. Eine Position als Verwaltungsassistenz stellt die Rechnungsstellung und die Überwachung der Zahlungseingänge in den Vordergrund. Eine Position im Personalwesen stellt die Personalverwaltung in den Vordergrund. Lesen Sie die Stellenanzeige noch einmal, behalten Sie die passenden Kompetenzen und stellen Sie diejenigen voran, die im Mittelpunkt der Stelle stehen. Für ähnliche Positionen sehen Sie den Lebenslauf als Sekretär und den Lebenslauf als HR-Assistent..

Kompetenzen durch Zahlen belegen

In der Verwaltung verleihen Zahlen Ihren Kompetenzen Glaubwürdigkeit: Anzahl der monatlich bearbeiteten Rechnungen, der Anrufe pro Tag, der Personen, deren Termine Sie verwalten, der betreuten Vorgänge. Platzieren Sie diese Zahlen in Ihren Erfahrungen: „Rechnungsstellung für 200 Kunden pro Monat, Mahnwesen mit einer durchschnittlichen Verkürzung der Zahlungsfrist um zehn Tage“. Die Kompetenz ist dann unbestreitbar.

Beispiel für einen Kompetenzabschnitt

Kompetenzen
Persönlicher und telefonischer Empfang · Terminplanung · Rechnungsstellung und Mahnwesen · Ablage und digitale Archivierung · Erstellung von Korrespondenz · Tabellenkalkulation: Pivot-Tabellen · Warenwirtschaftssoftware

Die passenden Eigenschaften

Administrative Kompetenzen gehen mit gesuchten Eigenschaften einher: Organisation, Sorgfalt, Diskretion, Vielseitigkeit, Sinn für Prioritäten. Sie werden in Ihren Erfahrungen belegt und nicht in einer Liste. Wie Sie sie wirkungsvoll präsentieren, erfahren Sie unter den Eigenschaften, die auf einen Lebenslauf gehören..

Fehler, die Sie vermeiden sollten

• „Sicherer Umgang mit MS Office“ ohne Angabe der konkreten Nutzung.
• Eine Liste aller denkbaren administrativen Aufgaben.
• Programme, die Sie nie verwendet haben.
• Kompetenzen ohne jeden Beleg in den Erfahrungen.
• Rechtschreibfehler im Abschnitt Kompetenzen.

Beispiel: Kompetenzen in einer Erfahrung

Eine Kompetenz überzeugt mehr, wenn sie in einer Erfahrung auftaucht. Zum Beispiel: „Verwaltungsassistentin, KMU mit 40 Beschäftigten (3 Jahre): Empfang von Besuchern und etwa 50 Anrufen pro Tag, Verwaltung der Terminkalender von drei Führungskräften, monatliche Rechnungsstellung für 180 Kunden und Mahnwesen, Ablage und digitale Archivierung von Verträgen.“ Jede Kompetenz aus der Liste wird hier durch eine konkrete Aufgabe und ein Volumen belegt. Der Recruiter muss Ihnen nicht mehr aufs Wort glauben: Er sieht, was Sie im Alltag tun.

Die am häufigsten geforderten Kompetenzen in Stellenanzeigen

Beim Lesen von Stellenanzeigen für Verwaltungsassistenz, Sekretariat oder Sachbearbeitung tauchen bestimmte Kompetenzen immer wieder auf: Terminkalenderverwaltung, Rechnungsstellung, Vorgangsbearbeitung, sichere Nutzung von Tabellenkalkulation, Telefonempfang und Textverfassung. Auch digitale Kompetenzen werden immer wichtiger: Kollaborationstools, elektronische Dokumentenverwaltung, elektronische Signatur, Videokonferenzen. Wenn Sie diese beherrschen, nennen Sie sie: Sie zeigen, dass Sie mit den aktuellen Arbeitsmitteln der Unternehmen vertraut sind.

Berufseinsteiger oder Quereinsteiger

Ohne administrative Erfahrung kommen Ihre Kompetenzen von woanders her. Ein Praktikum, eine Ausbildung, die Leitung eines Vereins, die Organisation von Veranstaltungen oder eine Tätigkeit im Handel haben Ihnen oft den Empfang, die Kasse, die Ablage oder den Kundenkontakt beigebracht. Präsentieren Sie sie mit den Begriffen des Verwaltungsberufs und bleiben Sie ehrlich beim Kontext. Eine Berufsqualifikation als Sekretariatsassistenz oder eine Zertifizierung in Bürosoftware stärkt Ihre Bewerbung ebenfalls.

Die eigene Liste aktualisieren

Überprüfen Sie Ihre Liste bei jeder Bewerbung: Streichen Sie Kompetenzen, die den Arbeitgeber nicht interessieren, und ergänzen Sie diejenigen, die die Stellenanzeige hervorhebt, sofern Sie sie besitzen. Eine kurze, gezielte Liste ist in wenigen Sekunden gelesen.

Häufige Fragen

Wie viele administrative Kompetenzen sollte man angeben?

Sechs bis zehn, je nach Stelle.

Sollte man ein Niveau in Bürosoftware angeben?

Beschreiben Sie lieber eine konkrete Nutzung: „Tabellenkalkulation: Pivot-Tabellen und Diagramme“. Siehe die IT-Kompetenzen.

Sollte man die Tippgeschwindigkeit nennen?

Wenn sie gut ist und die Stelle viel Dateneingabe umfasst, ja.

Und ohne administrative Erfahrung?

Heben Sie die Kompetenzen hervor, die Sie im Praktikum, im Verein oder in einem anderen Beruf erworben haben. Siehe die übertragbaren Kompetenzen.

Und für die Kurzbewerbung im Lebenslauf?

Siehe unsere Beispiele für die Kurzbewerbung als Verwaltungsassistenz.

Mit CVZeno listen Sie Ihre administrativen Kompetenzen auf, ordnen sie für jede Stellenanzeige neu und laden einen einwandfreien Lebenslauf als PDF herunter.