Competencias administrativas: lista para un CV

¿Qué competencias administrativas incluir en un CV? Los conocimientos concretos de la gestión administrativa que usted domina: atención al público, gestión de agendas, tratamiento de correspondencia, facturación, seguimiento de expedientes, archivo, redacción, dominio de herramientas ofimáticas y programas de gestión. Los reclutadores de puestos administrativos buscan precisión: una lista específica, reflejada en sus experiencias con volúmenes, demuestra su organización mejor que cualquier adjetivo.

A continuación encontrará la lista de competencias administrativas por área, cómo presentarlas, un ejemplo de sección y los errores que debe evitar. Ver también: CV de asistente administrativa: ejemplo y consejos.

Lista de competencias administrativas

Atención al público y comunicación

• Atención presencial y telefónica, filtrado de llamadas.
• Gestión de la centralita y toma de mensajes.
• Redacción de cartas, correos electrónicos y actas.
• Toma de notas en reuniones.
• Relación con clientes, proveedores y socios.

Organización

• Gestión de agendas, concertación de citas.
• Organización de reuniones, eventos y desplazamientos.
• Gestión de prioridades y plazos.
• Pedido y gestión de suministros.

Gestión documental

• Tratamiento de la correspondencia entrante y saliente.
• Archivo y clasificación en papel y digital.
• Gestión electrónica de documentos.
• Formato de documentos y presentaciones.

Gestión contable y comercial

• Elaboración de presupuestos y facturas.
• Seguimiento de pagos y reclamación de impagados.
• Registro contable de primer nivel.
• Gestión de pedidos de clientes y proveedores.
• Seguimiento de notas de gastos.

Recursos humanos

• Seguimiento de ausencias y vacaciones.
• Preparación de los elementos variables de nómina.
• Gestión de expedientes de personal y contratos.
• Organización de reconocimientos médicos y formaciones.

Herramientas

• Procesador de textos: combinación de correspondencia, estilos, plantillas.
• Hoja de cálculo: fórmulas, tablas dinámicas, gráficos.
• Herramientas de mensajería y agenda compartida.
• Programas de gestión comercial, facturación o nómina.
• Herramientas colaborativas y de videoconferencia.

Adaptar la lista al puesto

Los puestos administrativos son muy variados. Un puesto de recepción destaca la centralita y la relación con el público. Un puesto de asistente de gestión destaca la facturación y el seguimiento de pagos. Un puesto en recursos humanos destaca la administración de personal. Vuelva a leer la oferta, conserve las competencias que correspondan y coloque en primer lugar las que son esenciales para el puesto. Ver también: ¿Qué poner en un CV de secretaria?.

Demostrar sus competencias con volúmenes

En el ámbito administrativo, los volúmenes dan credibilidad a sus competencias: número de facturas procesadas al mes, de llamadas al día, de personas cuya agenda gestiona, de expedientes seguidos. Incluya estas cifras en sus experiencias: «Facturación de 200 clientes al mes, reclamación de impagados con un plazo medio reducido en diez días». La competencia es entonces indiscutible.

Ejemplo de sección de competencias

Competencias
Atención presencial y telefónica · Gestión de agendas · Facturación y reclamación de pagos · Clasificación y archivo digital · Redacción de cartas · Hoja de cálculo: tablas dinámicas · Programa de gestión comercial

Las cualidades que las acompañan

Las competencias administrativas se acompañan de cualidades muy valoradas: organización, rigor, discreción, polivalencia, sentido de las prioridades. Se demuestran en sus experiencias más que en una lista. Para presentarlas eficazmente, vea las cualidades que conviene incluir en un CV. Ver también: Cualidades para poner en un CV: lista y ejemplos.

Los errores que debe evitar

• «Dominio del paquete Office» sin precisar su uso.
• Una lista con todas las tareas administrativas existentes.
• Programas que usted nunca ha utilizado.
• Competencias que no se reflejan en ninguna experiencia.
• Faltas de ortografía en el apartado de competencias.

Ejemplo: las competencias dentro de una experiencia

Una competencia convence más cuando aparece dentro de una experiencia. Por ejemplo: «Asistente administrativa, pyme de 40 empleados (3 años): atención presencial y telefónica de unos 50 llamadas al día, gestión de las agendas de tres responsables, facturación mensual de 180 clientes y reclamación de impagos, clasificación y archivo digital de contratos.» Cada competencia de la lista queda aquí ilustrada con una tarea real y un volumen. El reclutador ya no necesita creerle bajo palabra: ve lo que usted hace en su día a día.

Las competencias más solicitadas en las ofertas

Al leer ofertas de asistente administrativa, de secretaria o de gestora, algunas competencias se repiten sin cesar: la gestión de agendas, la facturación, el seguimiento de expedientes, el dominio de la hoja de cálculo, la atención telefónica y la redacción. Las competencias digitales ocupan además un espacio cada vez mayor: herramientas colaborativas, gestión electrónica de documentos, firma electrónica, videoconferencia. Si usted las domina, menciónelas: demuestran que se maneja con soltura con las herramientas actuales de las empresas.

Sin experiencia o en reconversión

Sin experiencia administrativa, sus competencias vienen de otro sitio. Unas prácticas, un contrato de formación, la gestión de una asociación, la organización de eventos o un empleo en el comercio le han enseñado a menudo la atención al público, la caja, el archivo o la relación con el cliente. Preséntelas con las palabras del oficio administrativo, siendo honesto sobre el contexto. Un título de Técnico Superior en Asistencia a la Dirección o una certificación en ofimática refuerzan también su candidatura.

Actualizar su lista

Revise su lista en cada candidatura: retire las competencias que no interesan a la empresa y añada las que la oferta destaca, si usted las posee. Una lista corta y específica se lee en unos segundos.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas competencias administrativas conviene incluir?

Entre seis y diez, según el puesto.

¿Hay que indicar un nivel de ofimática?

Es preferible un uso concreto: «Hoja de cálculo: tablas dinámicas y gráficos». Vea las competencias informáticas.

¿Hay que mencionar la velocidad de mecanografía?

Si es buena y el puesto implica mucha introducción de datos, sí.

¿Y si no tiene experiencia administrativa?

Destaque las competencias adquiridas en prácticas, en una asociación o en otro oficio. Vea las competencias transferibles.

¿Y para el perfil del CV?

Vea nuestros ejemplos de perfil de asistente administrativa.

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