Was gehört in einen Lebenslauf als Sekretärin?
Ein Beispiel-Lebenslauf für Sekretärinnen, Kompetenzen je nach Branche und passende Einstiege für Kanzlei, Unternehmen oder Berufseinsteigerinnen.
Was gehört in einen Lebenslauf als Sekretärin? Der Recruiter sucht eine organisierte, genaue und diskrete Person, die den Telefonempfang, die Terminkalender, die Post, die Erfassung von Dokumenten und die Ablage bewältigen kann, oft für mehrere Personen gleichzeitig. Ihr Lebenslauf sollte diese Aufgaben mit konkreten Zahlen, den Softwarekenntnissen und der Branche, in der Sie gearbeitet haben, zeigen.
Hier finden Sie ein Beispiel für einen Lebenslauf als Sekretärin, die Kompetenzen, die je nach Branche hervorgehoben werden sollten, und anzupassende Einstiege. Weitere Berufe finden Sie in unseren Lebenslauf-Beispielen..
Sekretärin, Assistentin: Was ist der Unterschied?
Die Bezeichnungen werden in Stellenanzeigen oft vermischt. Die Position der Sekretärin konzentriert sich auf die Organisation und die laufende administrative Betreuung: Telefon, Terminkalender, Post, Dokumente. Die administrative Assistentin hat oft umfassendere Aufgaben, wie die Rechnungsstellung oder die Betreuung von Vorgängen. Die Direktionsassistentin arbeitet für eine Führungskraft und ergreift mehr Eigeninitiative. Übernehmen Sie immer die genaue Bezeichnung aus der Stellenanzeige in Ihren Titel. Für verwandte Positionen siehe den Lebenslauf einer administrativen Assistentin und den Lebenslauf einer Direktionsassistentin..
Die Branchen und ihre Besonderheiten
| Branche | Hervorzuhebende Kompetenzen |
|---|---|
| Steuer- oder Wirtschaftsprüfungskanzlei | Erfassung, Kundenmahnungen, Verwaltung von Belegen, Steuertermine |
| Notar- oder Anwaltskanzlei | Erstellung von Urkunden, Schreiben nach Diktat, Betreuung von Vorgängen, Vertraulichkeit |
| Bauunternehmen | Angebote, Rechnungen, Baustellenbetreuung, Beziehung zu Lieferanten |
| Schule, Verein, öffentliche Verwaltung | Publikumsempfang, Anmeldungen, Sitzungsprotokolle |
| Arztpraxis | Terminvergabe, Patientenakten, ärztliche Schweigepflicht |
Für den Gesundheitsbereich, der eigene Regeln hat, siehe den Lebenslauf einer medizinischen Sekretärin..
Beispiel für einen Lebenslauf als Sekretärin
Isabelle Moreau
Sekretärin, 7 Jahre in einer Wirtschaftsprüfungskanzlei
Dijon (21) · 06 21 98 76 45 · [email protected]
Profil
Seit sieben Jahren Sekretärin in einer Wirtschaftsprüfungskanzlei mit 15 Mitarbeitern, manage ich den Empfang, die Terminkalender von drei Partnern, die Post und die Formatierung von Kundenakten. Organisiert und diskret halte ich Termine ohne Verzögerung ein. Ich suche eine Stelle als Sekretärin in einer Kanzlei oder einem KMU.
Berufserfahrung
- Sekretärin, Wirtschaftsprüfungskanzlei, Dijon (seit 7 Jahren): persönlicher und telefonischer Empfang von etwa 60 Anrufen pro Tag, Verwaltung der Terminkalender von drei Partnern, Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post, Formatierung von Bilanzen und Auftragsschreiben, Nachverfolgung fehlender Belege bei 250 Kunden, digitale Archivierung.
- Verwaltungsangestellte, Stadtverwaltung, Chenôve (2 Jahre): Publikumsempfang, Schulanmeldungen, Erfassung von Schreiben.
Ausbildung
Ausbildung im Bereich Managementassistenz
Kompetenzen
Fortgeschrittene Word- und Excel-Kenntnisse · Gemeinsame Terminkalender · Elektronische Dokumentenverwaltung · Schnelles Tippen · Erstellung von Schreiben · Ablage und Archivierung · Einwandfreie Rechtschreibung
Die Kompetenzen, die Sie hervorheben sollten
- Empfang: Telefon, Besucher, Filterung, präzise Nachrichtenaufnahme.
- Organisation: Terminkalender, Termine, Besprechungen, Reisen.
- Textverarbeitung: Korrespondenz, Protokolle, Formatierung von Dokumenten.
- Dokumentenverwaltung: Ablage, Archivierung in Papierform und digital.
- Tools: Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, E-Mail, branchenspezifische Software.
- Administrative Nachverfolgung: Mahnungen, Bestellung von Büromaterial, Übersichtstabellen.
Geben Sie bei den Tools Ihr Niveau durch eine konkrete Anwendung an: „Excel: Übersichtstabellen mit Filtern und einfachen Formeln“. Siehe die EDV-Kenntnisse im Lebenslauf.
Zahlen, die Ihre Organisation belegen
Ein Lebenslauf als Sekretärin gewinnt deutlich an Glaubwürdigkeit mit einigen Zahlen: die Anzahl der Anrufe pro Tag, die Anzahl der Personen, deren Terminkalender Sie verwalten, die Anzahl der Kunden oder Vorgänge, die Sie betreuen, die Größe der Organisation. Auch eine von Ihnen eingeführte Verbesserung zählt: „Einführung einer digitalen Archivierung, die 40 Papierordner überflüssig gemacht hat“. Diese Fakten belegen Ihre Sorgfalt besser als das Wort „sorgfältig“.
Beispiele für Anschreiben
- Erfahren: Als Sekretärin mit sieben Jahren Erfahrung in einer Steuerberatungskanzlei verwalte ich die Terminkalender von drei Partnern und die Beziehung zu 250 Kunden, ohne Verzug bei den Fristen.
- Vielseitig: Als Sekretärin in einem Bauunternehmen erstelle ich Angebote und Rechnungen, betreue die Baustellen und antworte sowohl Kunden als auch Lieferanten.
- Berufseinsteigerin: Mit Abitur im Bereich Assistenz für die Verwaltung von Organisationen und ihren Aktivitäten, ausgebildet im Praktikum in einem Notariat, suche ich eine erste Stelle als Sekretärin.
Diskretion, eine Qualität, die man zeigen sollte
Eine Sekretärin hat Zugang zu sensiblen Informationen: Gehälter, Kundendossiers, persönliche Situationen. Personalverantwortliche achten sehr darauf, besonders in juristischen, Buchhaltungs- oder medizinischen Kanzleien. Erwähnen Sie, wenn Sie mit vertraulichen Daten gearbeitet haben: „Bearbeitung von Dossiers, die der Berufsverschwiegenheit unterliegen“. Geben Sie im Vorstellungsgespräch niemals Details über die Kunden Ihrer früheren Arbeitgeber preis: Das ist der beste Beweis für Ihre Diskretion.
Nützliche Ausbildungen
Das Abitur im Bereich Assistenz für die Verwaltung von Organisationen und ihren Aktivitäten, die Fachschule für Managementassistenz und der Berufsabschluss Sekretärassistent sind die Referenzausbildungen. Eine Zertifizierung in Büroorganisation oder Rechtschreibung kann einen Lebenslauf ohne Abschluss in der Branche stärken. Für einen Quereinstieg ist der Berufsabschluss in wenigen Monaten erreichbar.
Im Beruf vorankommen
Mit Erfahrung kann eine Sekretärin zur Direktionsassistentin, Rechtsanwaltsassistentin, Buchhaltungsassistentin oder Office-Managerin werden. Kompetenzen im Personalwesen öffnen auch den Weg zu einer Stelle als HR-Assistent. Wenn Sie umfangreichere Aufgaben übernommen haben, wie die Lohnabrechnung oder die Rechnungsstellung, heben Sie diese hervor.
Häufige Fragen
Sollte man seine Tippgeschwindigkeit angeben?
Wenn sie gut ist, ja, zum Beispiel „55 Wörter pro Minute“. Sie zählt für Stellen mit viel Dateneingabe.
Sollte man branchenspezifische Software angeben?
Ja, besonders wenn sie branchenspezifisch ist: Eine bereits bekannte Software verkürzt Ihre Einarbeitungszeit.
Kann man ohne Abschluss Sekretärin werden?
Ja, mit administrativer Erfahrung und guter Beherrschung der Rechtschreibung und der Tools. Der Berufsabschluss hilft, anerkannt zu werden.
Muss ein Foto enthalten sein?
Das ist optional. Wenn Sie eines hinzufügen, wählen Sie ein professionelles Foto. Siehe das Bewerbungsfoto.
Eine Seite oder zwei?
In den meisten Fällen reicht eine Seite aus. Siehe den einseitigen Lebenslauf.
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