ATS-kompatibler Lebenslauf: Bewerbersoftware bestehen

Ein ATS (für „Applicant Tracking System“) ist eine Software zur Verwaltung von Bewerbungen. Wenn Sie sich über die Karriereseite eines großen Unternehmens oder einer Personalberatung bewerben, läuft Ihr Lebenslauf fast immer durch eines dieser Systeme, bevor er einem Recruiter vorliegt. Die Software extrahiert Ihren Text, legt ihn in einem Profil ab und ermöglicht dem Recruiter, Kandidaten zu suchen und zu filtern.

Ein Lebenslauf, der vom ATS schlecht gelesen wird, kann zu einem leeren oder unvollständigen Profil führen und dadurch bei Suchen nie auftauchen. Hier erfahren Sie, wie diese Software funktioniert, was sie scheitern lässt und wie Sie Ihren Lebenslauf zuverlässig lesbar machen. Diese Tipps ergänzen unsere Regeln für das Layout eines Lebenslaufs..

Wie eine Recruiting-Software funktioniert

Ein ATS macht drei Dinge mit Ihrem Lebenslauf:

Er extrahiert den Text aus Ihrer Datei (PDF oder Word).
Er zerlegt ihn in Felder: Kontaktdaten, Berufserfahrung, Ausbildung, Kenntnisse, Sprachen.
Er indexiert ihn, damit der Recruiter nach Schlüsselwörtern suchen („Buchhalter“, „SAP“, „fließend Englisch“) oder Kandidaten nach ihrer Übereinstimmung mit der Stellenanzeige sortieren kann.

Entgegen einer weit verbreiteten Annahme lehnen die meisten ATS Lebensläufe nicht automatisch ab. Der Recruiter filtert und sucht, aber er findet nur, was die Software lesen konnte. Ein für das ATS unlesbarer Lebenslauf wird nicht abgelehnt: Er ist schlicht unsichtbar.

Zu den am häufigsten genutzten Programmen in Deutschland zählen Workday, SAP SuccessFactors, Taleo, SmartRecruiters, Teamtailor, Welcome to the Jungle und Flatchr. Sie haben nicht alle dieselben Fähigkeiten: Die folgenden Regeln funktionieren bei allen.

Was ein ATS daran hindert, Ihren Lebenslauf zu lesen

Problem	Folge	Lösung
Lebenslauf als Bild oder gescanntes PDF gespeichert	Kein Text extrahiert, leeres Profil	Ein PDF mit echtem Text exportieren
Text in schwebenden Bereichen oder Formen	Text wird ignoriert oder durcheinandergebracht	Text im Hauptteil der Seite
Kontaktdaten in der Kopfzeile des Word-Dokuments	Name und Telefonnummer gehen manchmal verloren	Kontaktdaten direkt auf der Seite
Ausgefallene Rubrikenüberschriften	Rubriken werden falsch zugeordnet	Standardüberschriften: Berufserfahrung, Ausbildung, Kenntnisse
Kenntnisse nur als Symbole, Sterne oder Balken	Niveau wird nicht gelesen, Kenntnis manchmal ignoriert	Der Name der Kenntnis ausgeschrieben
Datumsangaben in unterschiedlichen Formaten	Erfahrungsdauer wird falsch berechnet	Ein einheitliches Format: „03/2023 – 06/2026“ oder „2023 – 2026“
Exotische, nicht eingebettete Schriftarten	Zeichen werden ersetzt oder unleserlich	Gängige Schriftarten, im PDF eingebettet

Der einfachste Test: den Text markieren

Öffnen Sie Ihren Lebenslauf als PDF und versuchen Sie, mit der Maus einen Satz zu markieren, und kopieren Sie ihn dann in einen Notizblock. Wenn der Text korrekt und in der richtigen Reihenfolge eingefügt wird, kann ein ATS ihn lesen. Wenn sich nichts markieren lässt, ist Ihr Lebenslauf ein Bild: Erstellen Sie ihn neu. Wenn der Text durcheinander herauskommt, vereinfachen Sie das Layout.

Die Keywords: die Sprache der Stellenanzeige übernehmen

Der Recruiter sucht im ATS mit den Wörtern aus seiner Stellenanzeige. Wenn die Anzeige einen „Lohnbuchhalter“ mit Kenntnissen in „Silae“ verlangt, muss Ihr Lebenslauf genau diese Wörter enthalten, sofern sie natürlich zu Ihrem Werdegang passen.

Die Berufsbezeichnung in Ihrem Lebenslauf-Titel, genau so, wie sie in der Anzeige steht.
Die fachlichen Kompetenzen und die genannten Softwareprogramme, in Ihrem Abschnitt Kenntnisse und in Ihren Berufserfahrungen.
Die Abschlüsse und Zertifikate mit ihrer vollständigen Bezeichnung und anschließend der Abkürzung: „Befähigungsschein für sicheres Führen von Flurförderzeugen (Staplerschein) R489“.
Die gängigen Varianten: „Frontend-Entwickler“ und „React“, „Kreditorenbuchhaltung“ und „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“.

Versuchen Sie nicht, die Software zu täuschen, indem Sie unsichtbare Keywords in Weiß oder eine Liste zusammenhangloser Begriffe einfügen. Recruiter erkennen das beim Lesen, und Ihre Bewerbung verliert jede Glaubwürdigkeit.

Eine oder zwei Spalten für ein ATS?

Moderne ATS lesen Lebensläufe in zwei Spalten in der Regel gut, sofern es sich um echte PDFs mit strukturiertem Text handelt. Ältere Systeme können die beiden Spalten Zeile für Zeile durcheinanderbringen. Wenn Sie sich bei einem großen Konzern oder im öffentlichen Dienst bewerben, wählen Sie einen Lebenslauf in einer Spalte: Das ist die sicherste Wahl. Bei einem KMU, das Lebensläufe per E-Mail erhält, stellt sich die Frage nicht.

PDF oder Word?

Das PDF ist in der großen Mehrheit der Fälle das beste Format: Es behält Ihr Layout bei, und moderne ATS lesen es problemlos, sofern es Text enthält. Senden Sie eine Word-Datei nur, wenn die Anzeige oder das Formular es ausdrücklich verlangt.

Checkliste vor dem Versenden Ihres Lebenslaufs

Der Text des PDFs lässt sich markieren und in der richtigen Reihenfolge kopieren.
Ihr Name, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse stehen auf der Seite, nicht in der Kopfzeile des Dokuments.
Die Überschriften der Abschnitte sind Standard.
Die Berufsbezeichnung aus der Anzeige erscheint in Ihrem Titel.
Die geforderten Kompetenzen und Softwareprogramme erscheinen ausgeschrieben.
Alle Datumsangaben folgen demselben Format.
Die Datei heißt „Lebenslauf-Vorname-Nachname.pdf“.

Um die Filtersoftware zu bestehen, lesen Sie auch, wie Sie Ihren Lebenslauf an eine Stellenanzeige anpassen und den Lebenslauf in zwei Spalten gestalten. Siehe auch: Lebenslauf in 15 Minuten an eine Stellenanzeige anpassen.

Häufige Fragen

Lehnen ATS Bewerbungen automatisch ab?

Manche Formulare stellen Ausschlussfragen (Führerschein, Arbeitserlaubnis, Pflichtabschluss) und können negative Antworten aussortieren. Im Übrigen sortiert der Recruiter aus, mit Unterstützung der Software. Ihr Ziel ist es, gut gelesen und leicht auffindbar zu sein.

Sollte man Fotos für ein ATS vermeiden?

Das Foto verhindert nicht das Lesen des Textes. Es wird jedoch nicht extrahiert und bringt der Software nichts. Bei internationalen Bewerbungen verzichtet man besser darauf.

Ist ein online erstellter Lebenslauf mit ATS kompatibel?

Das hängt vom Tool ab. Prüfen Sie mit dem Auswahltest, ob das erzeugte PDF echten Text enthält. Manche Design-Tools exportieren Lebensläufe standardmäßig als Bild.

Mit CVZeno erstellte Lebensläufe sind PDFs mit echtem Text, markierbar und in der Lesereihenfolge. Die Vorlage Sobre in einer Spalte ist für Bewerbungen über eine Recruiting-Software konzipiert. Erstellen Sie Ihren eigenen und machen Sie den Auswahltest selbst.